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Section E – Livraison et Gestion de Projet

La réussite d’un projet de développement ou d’amélioration est uniquement assurée si le projet est correctement planifié. Le processus de développement du terrain et de passation de marché comporte quatre étapes clés. Ces étapes sont la conception, l’appel d’offres, la désignation des prestataires et le développement du site. Toutes ces étapes sont d’égale importance pour la réussite du projet.

La responsabilité globale de la livraison du projet, du concept à la réalisation, revient souvent à un membre bénévole ou à un chef de projet désigné.

Le chef de projet assume la responsabilité de la livraison et de l’exécution du projet et des processus associés. Ces processus peuvent être classés de la manière suivante :

  1. Cahier des charges du projet
  2. Plan du projet : délais, équipe de conception, ressources, financement
  3. Communication du plan du projet
  4. Accord et délégation des actions du projet
  5. Passation des marchés et désignation des prestataires
  6. Suivi de l’avancement, contrôle et suivi du plan du projet
  7. Réalisation du projet : mise en service et remise au client

1) Cahier des charges du projet

Le cahier des charges correspond à une description précise des objectifs du projet. Il permet d’engendrer un certain degré de responsabilité pour toute personne désirant évaluer ou examiner le projet durant son développement ou sa réussite au moment de son achèvement. Un cahier des charges correctement formulé permet d’éviter que le chef de projet ne soit tenu pour responsable de problèmes qui sortent de la portée d’origine du projet ou qui dépassent le contrôle du chef de projet. Ils créent également un ensemble d’attentes solide permettant de juger la réussite du projet.

2) Plan du projet

Les différentes étapes et activités du projet doivent être soigneusement planifiées. Les projets complexes comportent un certain nombre d’activités exécutées en parallèle et certaines parties du projet requièrent que d’autres parties soient terminées avant de pouvoir commencer.

La planification est essentielle si un projet doit être livré à temps et selon le budget fixé. Le calendrier doit être réaliste compte tenu de la nature du développement dépendant des conditions. Se montrer réaliste au démarrage du projet, en fonction du budget et du délai peut réduire le taux de problèmes qui peuvent apparaître durant l’exécution du projet.

Le diagramme de Gantt et l’analyse de chemin critique sont deux outils communs utiles pour la gestion détaillée du projet, une planification, la précision du projet.

Figure E1 : Diagramme de Gantt pour un projet de développement d'argumentaire

Les membres de l’équipe de conception nécessaires pour le projet dépendent de sa complexité. Ceci peut comprendre des planificateurs, des architectes, des ingénieurs mécaniciens et des électriciens, des écologistes et des agronomes. Les membres de l’équipe doivent être sélectionnés à partir de leur expérience dans des projets similaires et de leur esprit d’équipe.

Les imprévus doivent être autorisés au sein du plan du projet Ceci doit être identifié pendant le stade de faisabilité du projet et discuté avec le client pour déterminer le cours le plus approprié de l’action durant la livraison du projet.

3) Communication du plan du projet

La livraison réussie du projet nécessite la mise en place de tous les membres de l’équipe de conception ainsi que les intervenants et les clients. Il est essentiel que le plan du projet soit discuté et communiqué à toutes les parties concernées avec les intérêts particuliers du projet. Un défaut de communication avec les personnes (n’ayant pas d’apport, mais dont la coopération est cruciale) est une raison courante pour un projet qui ne fonctionne pas d’une manière fluide.

4) Accord et délégation des actions du projet

Le projet aura défini les membres du groupe de conception responsables de chaque activité relevant du projet. Les activités doivent être :

  • Spécifiques
  • Mesurables
  • Réalisables
  • Pertinentes
  • Limitées dans le temps

Chacun des membres du groupe peut être responsable d’un ou plusieurs membres du processus nécessaire dans le développement du pack de l’appel d’offres pour le processus de l’appel d’offres. Il est important que la mobilisation soit mutuelle parmi les membres du groupe dans des projets complexes importants pour le rôle et l’activité de chaque membre afin d’éviter les duplications.

Dans le développement de terrain, l’un des éléments du travail est la production du pack de l’appel d’offres. Ce document doit comprendre une description détaillée des travaux à entreprendre, un ensemble des dessins de contrats, de conditions de contrat, des factures et de instructions d’appel.

5) Passation des marchés et désignation des prestataires

Le chef de projet prend souvent en charge la responsabilité des processus de passation des marchés. Cela implique un lien avec le client pour déterminer l’action appropriée pour la désignation d’un prestataire convenable et la forme d’un contrat qui pourrait être utilisé.

Un questionnaire de pré-qualification peut être utilisé pour établir une liste de sélection des prestataires à qui il sera demandé de répondre à l’appel d’offres pour ce travail. Ces procédures ajoutent de la complexité au projet et peuvent être inutiles lorsque les travaux sont simples.

Les prestataires sont appelés à répondre à l’appel d’offres conformément aux instructions fournies avec le pack de l’appel d’offres. Les appels d’offres sont normalement retournés à une date et une heure établies dans un lieu neutre, et ouverts en présence du client.

Les membres du groupe de conception peuvent être invités à réviser les soumissions et à commenter les aspects de l’appel d’offres applicables à leur spécialisation.

Est-il une pratique normale de demander à chacun des prestataires devant être interrogés d’examiner leur soumission ? Ceci permet aux chefs de projet et aux clients de discuter de la complexité du projet avec chacun des prestataires et de vérifier leur compréhension du projet.

Après les processus d’examen, le chef de projet effectue une recommandation au client pour la désignation de l’un des prestataires qui sera convoqué pour le projet.

6) Suivi de l’avancement, contrôle et suivi du plan du projet

Le chef de projet doit s’assurer que le prestataire désigné est capable de répondre à toutes les exigences légales sous n’importe quelle législation nationale ou régionale relevant du projet, en particulier pour la santé et la sécurité.

Avant le début, le prestataire doit préparer un plan de projet détaillé, qui sera comparé au plan de projet de l’équipe de conception. Tout écart devrait être discuté et toute phase de construction du Plan du projet doit être adoptée.

La phase de construction du plan de projet permet d’examiner la performance régulièrement et de faire les ajustements nécessaires en fonction de la performance, des conditions et des informations nouvelles. Les réunions d’examen d’équipe doivent être tenues régulièrement afin de surveiller l’avancement et de conseiller le chef de projet en conséquence.

Les membres de l’équipe de conception doivent examiner les travaux et mettre en évidence tout problème lié à la progression ou à la qualité de fabrication. Il doit exister des mesures de contrôle de qualité adéquates en place pour s’assurer que l’installation est construite conformément à la spécification de la conception. Dans la construction de terrain, les problèmes ont besoin d’être identifiés le plus tôt possible pour limiter les risques qui pourraient entraver la réussite de la construction finale.

7) Réalisation du projet : mise en service et remise au client

La plupart des projets possèdent, dans le cadre du contrat, une période de correction pendant laquelle le prestataire doit préciser les défauts qui pourraient être la conséquence d’une mauvaise fabrication. Ils doivent être répertoriés et identifiés avec l’accord de l’entrepreneur pour rectifier les défauts dans le délai établi.

À la fin d’un projet réussi, une réunion d’examen doit être tenue pour faire le point sur les réussites, les échecs ou les erreurs d’une manière positive et objective. Le chef de projet doit réaliser un rapport avec les observations et les recommandations sur le suivi des questions et des priorités.

Il pourrait y avoir une exigence pour la formation des responsables de maintenance pour l’utilisation du matériel ou le suivi.

Alors que le capital financier est disponible pour la construction ou l’amélioration d’une installation, plusieurs clubs ne parviennent pas à planifier une maintenance d’accompagnement. De nombreux emplacements connaissent des échecs en raison d’un manque d’entretien et de réparations. Il s’agit d’un aspect extrêmement important pour le développement d’un terrain naturel.

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